Pourquoi de plus en plus d'entreprises passent à la téléphonie en nuage

Pour les petites et moyennes entreprises, il est vital de pouvoir communiquer sans problème avec les fournisseurs, les autres partenaires commerciaux et les clients. L’intercommunication entre les différents employés et départements est aussi évidemment cruciale. Pour les PME, la combinaison d’appels téléphoniques, d’e-mails et d’applications est souvent écrasante, surtout lorsque les employés travaillent aussi à domicile.

Une infrastructure de téléphonie traditionnelle avec un PBX physique et des téléphones fixes est de moins en moins pertinente. De nos jours, la plupart des entreprises optent pour la téléphonie hébergée. Et elles ont de bonnes raisons de le faire. Après tout, elles sont beaucoup plus flexibles et rentables.

Qu’est-ce que la téléphonie dans le nuage ?

Un central téléphonique dans le cloud est une solution complète de téléphonie d’entreprise qui fonctionne entièrement sur Internet. C’est ce qu’on appelle aussi la téléphonie VoIP, qui signifie “Voice over Internet Protocol”. C’est un peu comme les applications sur ton smartphone. Il s’agit essentiellement de la téléphonie en tant que service et non en tant que produit. Toutes les fonctions sont accessibles et faciles à configurer via Internet.

Comme il s’agit d’un service, il est souvent proposé par un fournisseur VoIP pour un forfait mensuel attractif, incluant de nombreuses fonctions utiles.

Quelles sont les possibilités de la téléphonie en nuage pour les PME ?

Le fait que tout fonctionne dans le cloud ouvre un monde infini de possibilités, auparavant inaccessibles aux PME.

Accessibilité flexible

Un PBX qui ne fonctionne qu’à un seul endroit est dépassé. Aujourd’hui, les employés doivent pouvoir appeler, chatter en vidéo, envoyer des courriels et des applications de n’importe où et depuis différents appareils.

La principale caractéristique de la téléphonie en nuage, et donc en même temps son principal avantage, est que le système fonctionne à l’aide d’apps compatibles avec les téléphones portables, les ordinateurs et les tablettes. Pour passer des appels, il suffit d’installer l’application et de disposer d’une connexion Internet.

À une époque où le travail à domicile est devenu incontournable, l’accessibilité flexible est tout simplement devenue indispensable.

Tout est clair dans un seul portail en ligne

Un autre avantage d’un PBX VoIP est que tous les aspects peuvent être gérés depuis un seul tableau de bord en ligne en quelques clics de souris. On ne dépend donc plus du fournisseur de téléphone ou d’un technicien pour modifier certaines options. Pense à l’ajout de nouveaux utilisateurs, à la modification des paramètres, au renvoi automatique des appels, à la modification des destinations finales, à la modification des autorisations, et ainsi de suite. De cette façon, un propriétaire d’entreprise a lui-même le contrôle total de la téléphonie d’entreprise.

Renvoi d’appel intelligent

Si tu travailles avec plusieurs employés, c’est un travail difficile de transférer efficacement tous ces appels entrants à la bonne personne. Pour cela, tu dois soit employer un réceptionniste à plein temps, soit acheter un central téléphonique physique coûteux. Avec la téléphonie moderne dans le cloud, ce problème aussi a disparu.

Grâce à un SVI ou système interactif de réponse vocale, tu peux mettre en place ton propre menu de renvoi d’appel intelligent en un rien de temps. Un système IVR est le cœur battant d’un système téléphonique dans le cloud. Il accueille les appelants et les transfère aux personnes autorisées de ton organisation. Le transfert peut être basé sur un menu de numérotation traditionnel ou même automatiquement sur les données de l’appel entrant, comme le numéro appelé ou l’appelant, la date et l’heure de la journée.

C’est encore mieux si tu sais que tu peux aussi transférer les appels en fonction du planning de disponibilité de tes employés. Les appels sont alors simplement transférés aux membres du personnel disponibles à ce moment-là.

Messagerie vocale numérique

La messagerie vocale numérique est un véritable changement de jeu pour les entreprises qui doivent gérer beaucoup d’appels de clients. Elle transcrit automatiquement les messages enregistrés dans un texte et l’envoie ensuite par e-mail à l’employé concerné. L’écoute peut aussi se faire simplement via l’application PBX. Donc pas de tracas avec la composition et les codes pour écouter les messages vocaux. Les employés reçoivent les messages dans leur boîte aux lettres et peuvent immédiatement commencer à répondre aux questions et à aider les clients.

Centre d’appels virtuel

Si tu combines ces avantages et ces fonctions de la téléphonie en nuage, en tant que PME, tu as un véritable centre d’appels virtuel à ta disposition. Chaque appel est important, et avec des menus de sélection intelligents, un transfert d’appel intelligent et une modification facile des destinations finales, chaque appel va directement à la bonne personne.

Téléphonie en nuage personnalisée pour ta petite ou moyenne entreprise

Il existe également un large choix de fournisseurs de téléphonie d’entreprise en ligne aux Pays-Bas et en Belgique. Cependant, il n’est pas toujours facile de choisir la meilleure solution pour ta petite ou moyenne entreprise. Pour les indépendants et les petites et moyennes entreprises, il y a quelques points importants à prendre en compte :

– Convivialité ? Un système téléphonique en ligne doit faciliter la communication et être capable de fonctionner en pilote automatique après l’installation, sur la base d’un système ” plug-and-call “.

– Solution tout-en-un ? Qu’est-ce qui est inclus dans le forfait proposé ? Appels en ligne, interface en ligne, menu de numérotation intelligent, appels gratuits à usage équitable, renvoi d’appel intelligent, messagerie vocale numérique, etc.

– Hardphone inclus ? Un téléphone professionnel (hardphone) avec toutes les cloches et les sifflets est-il inclus dans le paquet ou dois-tu l’acheter à un tiers ?

– Compatibilité ? Tous mes employés peuvent-ils installer l’application de façon illimitée sur leurs appareils préférés (Android comme iPhone) en utilisant un code QR ?

Des numéros de téléphone faciles à mémoriser

Il est en principe possible d’enregistrer et de gérer toutes les variantes de numéros de téléphone d’entreprise via un PBX moderne.

En gros, il existe 3 options.

– Numéros locaux

De cette façon, on peut bénéficier du meilleur des deux mondes : un numéro de téléphone fixe professionnel d’entreprise avec la flexibilité d’un smartphone. Un obstacle avec lequel de nombreux entrepreneurs se débattent depuis un certain temps, car après tout, un numéro de portable paraît beaucoup moins professionnel sur une carte de visite.

– Numéros nationaux

Surtout parmi les boutiques en ligne et les entreprises de TIC, la demande d’un numéro national comme le numéro de téléphone 09 est très populaire. Un numéro gratuit est sans frais pour les appelants et jouit donc d’une image positive.

– Numéros étrangers

Un numéro de téléphone international fait aussi partie des options, par exemple les numéros de téléphone allemands, belges, espagnols, numéro de téléphone anglais et numéro de téléphone américain. Dans ces pays aussi, on peut faire la distinction entre les numéros de téléphone locaux, par exemple un numéro 204 à Londres, ou un numéro 030 national au Royaume-Uni, ou encore un numéro 0808 gratuit pour les appelants du Royaume-Uni.

La téléphonie dans le nuage est l’avenir et cet avenir est maintenant

La VoIP hébergée te donne plus de flexibilité, plus de contrôle et des coûts plus bas, ce qui est toujours agréable pour les petites et moyennes entreprises. Cela te permet, en tant que chef d’entreprise, de te concentrer sur la croissance de ton entreprise et l’augmentation de la satisfaction des clients. Et précisément parce que c’est si simple et efficace, tu n’as pas besoin d’avoir une expertise particulière, de suivre une formation ou d’engager des personnes spécialicées pour utiliser tous ces gadgets pratiques.

En tant qu’entrepreneur, tu as de toute façon assez de choses à faire. La dernière chose que tu veux est de te casser la tête sur les détails complexes d’un système téléphonique. En bref, le business cloud calling offre tout ce dont les petites entreprises ont besoin pour prospérer dans un monde des affaires de plus en plus compétitif et en constante évolution.